【2016忘年会】メールでの案内状の書き方|上司、社外への例文まとめ

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年末が近づくと、会社の中は何かと慌ただしくなります。

忘年会の幹事を任されたのなら尚更ですね。

計画や準備もしなければいけませんし、
肝心な案内状も早めに出さなければいけません。

最近は社内の連絡のほとんどがメールでやり取りされていますが、案内状もメールで出すことが多いようです。

普段は軽い気持ちで使えるメールですが、きちんとした案内状を書くことはできますか?

日々あまり接触のない上司や、取引先のお客様などに失礼のないよう、きちんとしたメールで案内状を送る必要があります。

今回は失敗のない忘年会のメール案内状と例文についてまとめてみました。

忘年会の幹事や案内状の手配を任されている方は是非参考にしてみてください。

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忘年会の案内状はいつごろ出すの?

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忘年会の時期は誰もが忙しい時期です。

会社の忘年会だけではなく、友人など社外の人との忘年会やクリスマスパーティの予定も入るでしょうし、12月には早めに帰省してしまう人もいます。

案内状を出すなら、できるだけ早く、遅くとも忘年会の2週間前には送るようにしましょう。

また、詳細が決まっていなくても、1ヶ月くらい前に「予告」という形で開催予定だけでも告知しておくといいですね。

日時や場所、会費などの詳細を明記し、会場への交通手段など現段階で確定している事を記載しておけば問題ありません。

また、楽しい企画なども伝えて、参加したくなるような内容にするのが望ましいです。

社内向け忘年会メールでの案内状の送り方と例文

ビジネスメールの基本は、要件を簡潔に、わかりやすく書く事です。

社内向けに送るメールの例文は以下のようになります。

件名: 2015年度忘年会のお知らせ

社員各位

お疲れ様です。総務部の山田です。
本年度の忘年会で幹事を務めさせていただきます。

今年も残すところあとわずかとなりました。
忘年会の詳細が下記の通り決まりましたので、ご連絡申し上げます。

日時:12月19日(金)19:30〜
場所:居酒屋○○ (住所、電話番号、HP)
アクセス:JR○○線 ○○駅 東口 徒歩2分
会費:男性 4,000円、女性 3,000円

当日は、豪華賞品の当たるビンゴゲームなど、楽しい催しも企画しております。
お忙しい時期であるとは思いますが、たくさんのご参加をお待ちしております。
出欠の可否については、このメールに返信の形で、12月9日までにお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

もし職場に外国人の方がいる場合は、英語での案内文があると親切かもしれませね。

英語で忘年会メールを書く場合は以下の動画が参考になります。

日本語の文章とは構成が違ってきますので注意しましょう。

上司、社外への忘年会案内状の書き方

上司や社外に案内状を送る場合も必要事項を簡潔に書くのが基本です。

しかし、取引先やお客様には社内向けのメールよりも丁寧な表現が必要です。

失礼のないように気を付けましょう。

取引先やお客様へのメール例文は以下のようになります。

件名: 忘年会のご案内

平素よりお世話になっております。
○○株式会社 営業部の佐藤です。

さて、このたび弊社では、恒例の忘年会を下記の通り開催する運びとなりました。日頃お世話になっている皆様に感謝を申し上げ、親睦を兼ねた楽しい一時を過ごしたく、御案内申し上げます。
ご多忙のこととは存じますが、ぜひご出席いただけますようお願い申し上げます。

日時:平成27年12月19日(金) 午後7:30〜
場所:○○ホテル ○○の間(住所、電話番号、HP)
アクセス:地下鉄○○線 ○○駅 南口 徒歩7分

なお、会場準備の都合上、お手数ではございますが○月○日までに御出欠をお知らせいただけますと幸甚に存じます。

以上、皆様のご参加、心よりお待ちして申し上げております。

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忘年会を中止する場合の案内状の書き方

諸事情により忘年会を中止しなくてはならない場合もあります。

忘年会を開催しない場合や中止する場合も案内状と同じように、中止の旨もきちんとお知らせする必要があります。

案内状を送ってから中止する場合はメールを再送信の形で送ると、何についての連絡なのかがわかりやすいでしょう。

中止の理由を明確に記載し、以下のような文面でメールを送るといいでしょう。

件名: インフルエンザ流行による忘年会中止のお知らせ

社員各位

お疲れ様です。総務部の山田です。

12月19日に予定しておりました本年度の忘年会ですが、インフルエンザの流行が深刻であることをうけて、中止となりましたことをご連絡申し上げます。

楽しみにされていた方や、忘年会に向けて準備をされていた方には大変申し訳ございません。
未曾有のことでもありますので、ご理解いただけますようお願いいたします。

ご不明な点がありましたら、本メールにご返信ください。

山田

まとめ

以上、忘年会の案内をメールで送る場合の書き方と例文をご紹介しました。

メールの基本は、名前を名乗る、挨拶、要件、挨拶、著名となります。

だらだらと長文にして何の連絡なのかがわからなくなるのが、1番ダメなパターンです。

箇条書きでもいいので、要件が相手にわかりやすく伝わるようにしましょう。

間違えても絵文字などは使わないように!

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